Salle des halles

A PARTIR DU 1er JANVIER 2010

 1°/ DEMANDE DE LOCATION

Toute demande de location doit être formulée auprès du Secrétariat de Mairie au moins quinze jours à l’avance. La réservation de la salle devient effective après remise de l’attestation d’assurance et du versement du montant des cautions.

La commune se réserve le droit de refuser la location de la salle.

2°/ PRISE EN CHARGE DE LA SALLE

Un état des lieux, intérieur et extérieur, sera effectué à la remise des clés et à leur restitution.

La remise des clés se fait le vendredi à partir de 14 heures et elles doivent être rendues le lundi dans la matinée (après la visite des locaux et la signature du document relatif à l’état des lieux et du matériel mis à disposition).

Les bénéficiaires ne pourront céder leur autorisation d’occupation à qui que ce soit, ni sous louer tout ou partie des locaux occupés sous peine de dommages et intérêts.

3°/ MESURES DE SECURITE

L’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des consignes de sécurité et s’engage à les appliquer. Il reconnaît avoir constaté l’emplacement des dispositifs de sécurité, des moyens d’extinction des feux et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.

Il est strictement interdit:
* d’occulter les blocs de sécurité;

* d’obstruer les issues de secours;

* d’ouvrir les portes d’entrées latérales et sas durant la manifestation, celles-ci devront être déverrouillées en cas d’évacuation;

* d’effectuer des grillades à l’extérieur de la salle en dehors du barbecue prévu à cet effet ou de faire du feu; les risques inhérents à l’utilisation du barbecue restent sous l’entière responsabilité de l’utilisateur;

* d’installer dans la cuisine (et la salle en général) tout appareil à gaz;

* d’apporter une quelconque modification aux structures existantes (pas de trous, clous dans les boiseries, les murs ou les plafonds, de modifier les composants ou la structure de l’armoire électrique, pas de surcharge anormale des installations électriques…).

Le preneur devra:

* veiller à la bonne tenue des participants;

* limiter le bruit (appareils de sonorisation ou autres) pour ne pas déranger la tranquillité du voisinage. La signature de la convention engage l’entière responsabilité du signataire en cas de tapage nocturne ou tapage diurne;

* assurer l’ouverture et la fermeture des portes, de la lumière, de l’eau, du chauffage si besoin est.

4°/ ATTESTATION D’ASSURANCE

Tout particulier et tout représentant d’une association sollicitant l’utilisation de la salle doit fournir une attestation d’assurance responsabilité civile couvrant tous dégâts éventuels qui pourraient être le fait de l’utilisateur ou des personnes qui participent à la manifestation organisée par leurs soins.

5°/ UTILISATION DES LOCAUX

La salle peut être utilisée par les associations ou les particuliers pour tous types d’activités: spectacles, concerts, bals, repas, kermesse, sport (au sol), réunions…

En cas d’activité particulière, l’accord doit être sollicité auprès de la commission municipale au minimum 15 jours à l’avance.

La commission municipale statuera sur toute demande non prévue dans les cas généraux.

La salle des halles est un établissement de type l-4^ème-capacité < 300 Places. Tout usage au-delà de la capacité engage la responsabilité de l’utilisateur.

Sont autorisés pour les repas dansants 200 participants maximum et pour les manifestations avec publics assis 299 participants.

La commune n’est pas responsable des vols et détériorations du matériel et objets divers entreposés dans la salle par l’occupant.

Les tables devront être nettoyées et débarrassées des chewing-gums collés dessous avant leur rangement dans les râteliers. Les chaises seront empilées par 10 pour les chaises marron et par 5 pour les chaises de couleur grise.

L’accès à la cuisine est réservé aux utilisateurs l’ayant louée.

Les détritus seront obligatoirement enfermés dans des sacs poubelles plastiques amenés par l’utilisateur. Ceux-ci seront déposés dans les conteneurs à ordures après un tri sélectif.

Les locaux devront être restitués propres (balayés et lavés).

Les abords immédiats et la place publique doivent être débarrassés de tous détritus (papiers, emballages, prospectus, bouteilles, boites diverses, jonchées etc…).

A la fin de la manifestation, les lumières seront éteintes et les portes fermées.

Un nouvel inventaire et état des lieux seront effectués le lundi matin entre le locataire et le représentant de la commune.

Toute dégradation, dépravation de matériels ou nettoyage sera/seront évalué(s) (par le représentant de la commune ou un spécialiste) et facturé(s) à l’utilisateur.

Si le préjudice est remplaçable, le preneur devra assurer le remplacement ou la réparation dans les trois jours suivant la manifestation après avis technique de la Mairie.

En cas de dégradation, le chèque de caution sera conservé par laMairie jusqu’au règlement définitif du litige.

7°/ LE CHAUFFAGE

Le chauffage sera programmé lors de l’état des lieux.

8°/ A FOURNIR

La remise des clés ne pourra s’effectuer qu’en présence:

* attestation d’assurance «responsabilité civile»,

* signature du contrat avec conditions de location et du règlement,

* remise des chèques de caution (libellés à l’ordre du Trésor Public).

9°/ CAUTION ET LOCATION

Le tarif est fixé par délibération du Conseil Municipal et révisable annuellement.

Déclarations taxes, droits d’auteur (SACEM), seront à la charge intégrale des utilisateurs.

Le tarif pour une location d’un week-end est le suivant (2 soirées consécutives maximum):

* Location salle pour réunion :

- 70 € pour les habitants de la commune

- 100 € pour les habitants hors commune

* Location salle pour repas ou cocktail :

- 150 € pour les habitants de la commune

- 250 € pour les habitants hors commune

* période allant du 1er octobre au 30 avril :

- 15 € supplémentaire pour frais de chauffage

La location de cette salle est gratuite pour les associations de notre commune.

Le montant de la caution est de 500 € pour couvrir les dégâts éventuels.

Une deuxième caution de 100 € sera demandée et ne sera pas rendue si le nettoyage est jugé insuffisant par le représentant de la Commune.

Un exemplaire du présent règlement est remis à l’intéressé dûment signé, l’autre étant conservé par la Commune de Saint-Savin.

Ces tarifs sont valables au 1er janvier 2010 et révisables annuellement.

Un exemplaire du présent règlement est remis à l'intéressé dûment signé, l'autre étant conservé par la Commune de SAINT-SAVIN.